Ha holnap a könyvvizsgáló megkérdezi, hány szerződésükben van indexálás, mennyi idő alatt tudnak válaszolni?
A Szerződéstár egy helyre gyűjti a szerződéseket. Az AI kiolvassa belőlük a lejáratot, a felmondási időt, az indexálást és a fizetési feltételeket, a rendszer pedig időben szól, mielőtt egy szerződés lejár vagy automatikusan meghosszabbodik. A szerződést a cégen belül többen is jóváhagyhatják, végül minősített elektronikus aláírással írják alá.
6-8 hét alatt használatba vehető · saját szerveren vagy felhőben · a DOCMAN-ra épül
Ezeket a mondatokat pénzügyi, jogi és dokumentumkezelési vezetőktől halljuk.
„Ne az legyen a könyvvizsgálói levélben, hogy a szerződéses kötelezettségek nyilvántartása hiányos.”
Pénzügyi igazgató, nagyvállalat
„Ha az auditon nem kerül elő az aláírt változat, az az én felelősségem.”
Dokumentumkezelési vezető, nagyvállalat
„Lássam, hol akadt el a jóváhagyás, és ki, mikor, mit hagyott jóvá.”
Dokumentumkezelési vezető, nagyvállalat
„A régió felé meg kell tudnom magyarázni, miért maradt el az indexálás.”
Pénzügyi igazgató, nagyvállalat
„A tulajdonos kérdésére ne azt kelljen mondanom, hogy utánanézek.”
Gazdasági igazgató, középvállalat
„Ne egy újabb félbemaradt migráció legyen ebből.”
Dokumentumkezelési vezető, nagyvállalat
Szakértőnk megmondja, illik-e ez Önökhöz.
Amíg a szerződések mappákban, e-mailekben és Excel-táblákban vannak, minden olyan kérdés, amely az összes szerződést érinti, napokig tartó keresést jelent. Ha a könyvvizsgáló ezt hiányosságként jelzi, a pénzügyi vezetőt kérdezik.
8,6%
átlagosan ennyit veszít éves értékéből egy cég a gyenge szerződéskezelés miatt. Összetett vagy erősen szabályozott ágazatokban ez több mint 15%.
Szkennelve, fájlként vagy e-mailben. A meglévő szerződéseket egyszerre töltjük be.
Megkeresi a lejáratot, a felmondási időt, az indexálást, a fizetési feltételeket és a kötbért, és minden adatnál megmutatja, hol áll a szerződésben.
A szerződést a cégen belül többen is jóváhagyják, végül minősített elektronikus aláírással írják alá.
A rendszer figyeli a határidőket, és időben szól a felelősnek, mielőtt egy szerződés lejár vagy automatikusan meghosszabbodik.
Ahol egy szerződést többen hagynak jóvá, a legtöbb idő azzal megy el, hogy a szerződés valakinél a sorára vár. A Szerződéstárban látszik, kinél van éppen, és ki, mikor, mit hagyott jóvá. A végén minősített elektronikus aláírással írják alá (NETLOCK vagy Microsec).
Ha az összes szerződésre kérdeznek rá, percek alatt tud válaszolni, és a forrást is meg tudja mutatni.
Kinek szól: pénzügyi és gazdasági igazgatóknak, jogi, megfelelőségi (compliance) és beszerzési vezetőknek, iparágtól függetlenül minden cégnél, ahol száznál több hatályos szállítói és vevői szerződés van.
A szerződésekre fájlban vagy papíron, egy kollégára, aki a szerződések kezeléséért felel, és egy döntésre arról, hogy a rendszer saját szerveren vagy felhőben fusson.
6-8 hét alatt használatba vehető, és addigra az első 1 000 szerződést is betöltjük. Az ár attól függ, hány szerződésről van szó, és papíron vagy fájlban vannak-e.
A DOCMAN dokumentumkezelőre, amelyet eddig legalább öt vállalatnál vezettünk be.
Jogi tanácsot nem ad, a tárgyalást nem pótolja, és a szerződés tartalmáért továbbra is a cég jogásza felel. Egy nagy, nemzetközi jogi osztály teljes szerződéskezelő rendszerét nem váltja ki.
Amit az oldalon nem írtunk le: milyen lépésekben jut el egy kis első lépéstől a teljes megoldásig, miért éri meg így haladni, és hogyan dolgozunk közben. Továbbküldheti a kollégáinak.
A Helyzetkép 2-4 hét alatt megmutatja, hol megy el a legtöbb idő kézi munkával, és ez hetente hány órát jelent. A díja 199 000 Ft + áfa, amelyet levonunk az első fejlesztés árából. Ha nem találunk legalább heti 20 órányi kiváltható kézi munkát, visszaadjuk a díjat.
Az első 1 000 szerződést 6-8 hét alatt töltjük be, a kivonatokkal és az ellenőrzéssel együtt. Ha a szerződések papíron vannak, a szkennelés miatt ez tovább tart.
NETLOCK és Microsec aláírással. A cégen belül több jóváhagyó is lehet, a cég saját jóváhagyási rendje szerint.
Saját szerveren vagy felhőben, ahogy a cég dönt. Mindenki csak azt látja, amihez jogosultsága van, a jóváhagyásokat és a módosításokat pedig naplózzuk. Az Omnit ISO 27001 tanúsítvánnyal dolgozik.
Nem kerül be a nyilvántartásba, mert minden adatot ember hagy jóvá. Az AI csak javasol, és minden adat mellett látszik, a szerződés melyik részéből olvasta ki, így könnyű ellenőrizni.
Az ár egyszeri beállítási díjból és havidíjból áll, mindkettő a szerződések számától és állapotától függ. Pontos árajánlatot a Helyzetkép vagy egy szakértői beszélgetés után adunk.
Az új szerződés és az ajánlat a cég saját sablonjaiból és árszabályaiból készül.
A papíron őrzött régi szerződéseket a kézzel írt megjegyzésekkel együtt is beolvassa.
Ugyanez a kereső a cég összes dokumentumában keres, és minden válasz mellé odateszi a forrást.
Mitől lesz kereshető a sok szétszórt dokumentum, és mire jó ez a mindennapi döntéseknél?
Olvassa el, mire figyel egy könyvvizsgáló a szerződésnyilvántartásnál, vagy iratkozzon fel a Jel a Zajban hírlevélre.
Írja le egy-két mondatban, mi a helyzet, és a terület szakértője felveszi Önnel a kapcsolatot.
Vagy hívjon: +36 30 235 0100
