Miért mond három kimutatás három különböző számot?
Ha a bank vagy a tulajdonosok kérdésére napokig gyűlnek a számok, és utána arról folyik a vita, melyik az igaz, akkor a gond többnyire nem magukkal a számokkal van. Az a baj, hogy ugyanazt az adatot többen, több helyre rögzítik. Az Excel-táblákban, e-mailekben és régi rendszerekben szétszórt nyilvántartásokat, jóváhagyásokat és jelentéseket egy moduláris rendszerbe hozzuk. Ezt a meglévő könyveléshez és ERP-hez kötjük, és ahol indokolt, kiváltjuk vele a régi ERP-t. Ütemenként vezetjük be: először azt a folyamatot, amelyik a legtöbb kézi munkát okozza.
Az első ütem a becslésünk szerint 8-12 hét · a meglévő könyveléshez és ERP-hez kötve · előbb rend, aztán AI
Ezeket a mondatokat tulajdonos-ügyvezetőktől, gazdasági igazgatóktól, operatív és IT-vezetőktől halljuk.
„Ha valaki kiesik, ne álljon meg a folyamat.”
Gazdasági igazgató, középvállalat
„Legyen egy hely, ne több táblából kelljen összerakni.”
Tulajdonos-ügyvezető, középvállalat
„Kevesebb rendszert akarok, nem többet.”
IT-vezető, középvállalat
„Minden rajtam megy keresztül, a jóváhagyások is.”
Tulajdonos-ügyvezető, középvállalat
„A vezetés számokat kér, és nekem kell összerakni.”
Operatív vezető, középvállalat
„Időben lássam az eltérést, ne a hónap közepén.”
Gazdasági igazgató, középvállalat
Szakértőnk megmondja, illik-e ez Önökhöz.
Ha a régi ERP szállítója egy módosítást drágán vagy egyáltalán nem vállal, a kollégák Excelben oldják meg. Minden ilyen tábla egy újabb hely, ahová ugyanazt az adatot be kell írni, jogosultság és napló nélkül, és sokszor csak egy kolléga ismeri. Amikor a bank, a társtulajdonos vagy a könyvvizsgáló kérdez, elkezdődik a táblák összefésülése. A magyarázkodás pedig nem a táblát vezető kollégára marad, hanem az ügyvezetőre és a gazdasági igazgatóra.
„Ne kelljen magyarázkodnom, miért mond három kimutatás három különböző számot.” Gazdasági igazgató, középvállalat
Ilyenkor szokott napirendre kerülni
Ha volt már olyan rendszerük, amely félkészen maradt, érthető, ha egy újabb bevezetéstől jobban tartanak, mint a mostani állapottól. Ezért kis lépésekben haladunk, és minden ütem után Ön dönt a következőről.
Helyzetkép vagy Megoldás-koncepció, a kettő közül egy. Workshopok és megbeszélések alapján leírjuk a problémát, és megadjuk a megoldás irányát.
Az új rendszerbe először a legtöbb kézi munkát okozó folyamat kerül át. Ehhez tartozik az Excel-adat átvitele, a kapcsolat a könyveléssel és az ERP-vel, az oktatás és a párhuzamos futás. A becslésünk szerint 8-12 hét.
A következő folyamatok ugyanarra az alapra kerülnek, nem újabb külön rendszerekbe, és mindegyikről külön dönt.
Hetente mérjük, hány kézi munkaóra szűnt meg, az átadott rendszert pedig üzemeltetjük.
A rendszer az Omnit Ügyvitel-platform megoldásaiból épül fel. Mindegyik külön is bevezethető. Az AI-funkciók a rendezett adatra épülnek: előbb rend, aztán AI.
A szerződések egy helyen, a határidőkkel, a belső jóváhagyással és a minősített elektronikus aláírással.
A számla adatait a NAV-ból kérjük le, a jóváhagyott számlát pedig a rendszer feladja az ERP-be.
Az ajánlat a cég saját sablonjaiból készül, az árat pedig a rendszer számolja ki, az érvényes árszabályok szerint.
A céges dokumentumokban keres, csak azt mutatja meg, amihez a kérdezőnek joga van, és megadja a forrást.
Chaten, e-mailben és telefonon válaszol az ügyfeleknek, az adatokat közvetlenül az ERP-ből veszi.
A papíron, kézzel rögzített adatot beolvassa, így nem kell újra begépelni.
Ahol a folyamatra nincs kész modul, egyedi fejlesztéssel egészítjük ki a rendszert.
Ha a bank vagy a társtulajdonos kérdez, a számok a rendszerből jönnek, nem napok alatt több táblából. És ha egy hétre elmegy, a cég Ön nélkül is működik.
Kinek szól: középvállalatok tulajdonos-ügyvezetőinek, gazdasági igazgatóinak, operatív és IT-vezetőinek. Olyan cégeknél, ahol van könyvelőprogram, gyakran régi ERP is, de a nyilvántartások, a jóváhagyások és a jelentések egy része Excelben és e-mailben fut.
Egy kijelölt folyamatgazda és döntéshozó, hozzáférés az Excel-táblákhoz és a meglévő rendszerekhez, és döntés arról, mi marad. Ha a régi ERP szállítója nem ad hozzáférést, ezt az első ütem előtt tisztázzuk, nem közben.
Egy első lépéssel indul, utána az első ütem a becslésünk szerint 8-12 hét. Az ár az ütemek és a felhasználók számától, az integrációktól, valamint az átvitt adat mennyiségétől és minőségétől függ.
Az Omnit Ügyvitel-platform megoldásaira, egyedi fejlesztésre ott, ahol nincs kész modul, és az adat átvitelére és rendezésére. Az Omnit ISO 27001, ISO 9001 és ISO 14001 tanúsítvánnyal dolgozik.
Nem főkönyvi és nem bérszámfejtő program, ezekhez csak kapcsolódik. A régi ERP-nek csak azt a részét váltja ki, amely nyilvántartásra, jóváhagyásra és jelentésekre kell. Ha a teljes ERP-t kell lecserélni, megmondjuk, mert az egy ERP-integrátor feladata. Raktár- és termelésirányításra nincs kész modulunk, ilyenkor egyedi fejlesztés jöhet szóba, vagy marad a meglévő rendszer. A rendezetlen folyamatot a rendszer magától nem rendezi: előbb a folyamat, utána a rendszer.
Amit az oldalon nem írtunk le: milyen lépésekben jut el egy kis első lépéstől a teljes megoldásig, miért éri meg így haladni, és hogyan dolgozunk közben. Továbbküldheti a kollégáinak.
Nem. Egy első lépéssel kezdünk: a Helyzetkép vagy a Megoldás-koncepció közül egyet kér. Mindkettő leírja a problémát, és megadja a megoldás irányát: milyen rendszer oldaná meg a fő gondokat. Nem teljes igényspecifikáció és nem teljes rendszerterv. Bármelyiket választja, a díját az első fejlesztés árából levonjuk.
Nem. A könyvelés marad, ahogy van, a rendszert hozzá kötjük, és a régi ERP-t is csak ott váltjuk ki, ahol nyilvántartásra, jóváhagyásra és jelentésekre használják. Hogy mi marad a régi rendszerből, azt Önök döntik el. Teljes ERP-t (főkönyv, készlet, termelés) nem vezetünk be: ha arra van szükség, megmondjuk, mert az egy ERP-integrátor feladata. Az adatok átvitelét ilyenkor is vállaljuk, az Adatmigráció-menedzsment keretében.
Az Excel-adat átvitele és rendezése az első ütem része (Adatmigráció-menedzsment és Törzsadatkezelés). Az Excel-adat sokszor rendezetlenebb a vártnál, ezért előbb rendezzük, és csak utána visszük át. Amíg az új rendszer nem bizonyít, a megszokott módszer is fut mellette.
Kell egy folyamatgazda, hozzáférés a táblákhoz és a meglévő rendszerekhez, és döntés arról, mi marad. Az első ütemben egyetlen folyamatot viszünk át: azt, amelyik a legtöbb kézi munkát okozza. A párhuzamos futás alatt átmenetileg több a munka, ezt előre megmondjuk.
Ezt az első ütem ajánlatában írásban rögzítjük, így az IT-vezetőjük még az aláírás előtt látja. A bevezetett rendszert az Üzemeltetés és támogatás keretében üzemeltetni is tudjuk, a hozzáférések és a jogosultságok kezelése pedig Önöknél marad.
Az első lépés ára fix: a Helyzetkép és a Megoldás-koncepció is 199 000 Ft + áfa, és a díját az első fejlesztés árából levonjuk. A bevezetés ára az ütemek és a felhasználók számától, az integrációktól, valamint az átvitt adat mennyiségétől és minőségétől függ. Az első ütemre az első lépés eredménye alapján adunk árajánlatot.
Ha a szerződések lejáratát Excel-táblában figyelik, a jóváhagyásuk pedig e-mailben fut.
Ha a legtöbb kézi munka a számlák rögzítésében és jóváhagyásában van.
Ha a régi rendszer és az Excel-táblák adatát úgy kell átvinni, hogy a számok utána is egyezzenek.
Mennyi időt visznek el a szétszórt táblák, és miért kerülik meg a dolgozók a rosszul tervezett szoftvert?
Nézzen körül a blogon, vagy iratkozzon fel a Jel a Zajban hírlevélre.
Írja le egy-két mondatban, mi a helyzet, és a terület szakértője felveszi Önnel a kapcsolatot.
Vagy hívjon: +36 30 235 0100
