Teljeskörű Iktató (dokumentumkezelés), és Vállalati folyamat- és ügy-menedzsment megoldás
Ügyfél leírás
Az SZKHT (Szegedi Környezetgazdálkodási Nonprofit Kft.) egy közszolgáltató vállalat, amely a környezetvédelem és a fenntartható fejlődés érdekében végzi tevékenységét Szeged városában és környékén. Fő feladatai közé tartozik a hulladékgazdálkodás, a közterületek tisztán tartása, valamint a zöldterületek karbantartása. Az SZKHT célja, hogy a lakosság számára egy tiszta és élhető környezetet biztosítson, miközben népszerűsíti a környezettudatosságot és a fenntartható életmódot. A társaság aktívan részt vesz a helyi közösségek és iskolák környezeti nevelési programjaiban is.
Projekt általános leírás
Az SZKHT cégcsoport öt vállalatának nyújtottunk átfogó megoldást a Docman dokumentummenedzsment rendszerrel. Ez a projekt kiváló példája annak, hogyan lehet hatékonyan kezelni a komplex vállalati struktúrák dokumentációs igényeit. A rendszer bevezetésével jelentősen javult a beérkező és kimenő levelezés, a pénzügyi és jogi dokumentáció, valamint a reklamációkezelés folyamata. A Docman nemcsak a dokumentumok tárolását és rendszerezését oldotta meg, hanem lehetővé tette a kapcsolódó munkafolyamatok optimalizálását is. Ez a holisztikus megközelítés biztosította, hogy az SZKHT cégcsoport minden tagja zökkenőmentesen tudjon együttműködni, javítva ezzel az általános működési hatékonyságot.
Integrált vállalati működés támogatás / Közterület Fenntartás / Logisztika / Számvitel / Városgazdálkodási ágazat
Kihívás
Az öt vállalat különböző rendszereket használt a dokumentumainak a kezelésére, ami megnehezítette az egységes kezelést és az átláthatóságot. Erre szeretett volna valamilyen megoldást találni az ügyfél. A Docman bevezetésével ez a probléma megszűnt, létrehozva egy központosított dokumentumtárat.
A korábbi iktatórendszerből való zökkenőmentes átállás fontos része volt a projektnek. A folyamat során biztosítanunk kellett az adatok integritását és elérhetőségét.
A Cégkapu gyors integrációja a belső folyamatokba sürgős feladat volt. Szakértő csapatunk sikeresen implementálta a megoldást, biztosítva a zökkenőmentes kommunikációt a hatóságokkal.
Miben segítettünk?
- Felhasználói Igények Kielégítése Az üzleti elemzések során feltárt egyedi igényeket sikeresen beépítettük a rendszerbe, így a Docman valóban felhasználóbarát és hatékony megoldássá vált az SZKHT számára.
- Beérkező és Kimenő Dokumentumok Kezelése A Docman rendszer automatikusan kategorizálja és indexeli a beérkező és kimenő dokumentumokat, legyen szó e-mailekről, szkennelt iratokról vagy digitális fájlokról. Ez jelentősen csökkenti a manuális adatbevitel szükségességét.
- Munkafolyamatok Automatizálása Az előre definiált munkafolyamatok biztosítják, hogy minden dokumentum a megfelelő jóváhagyási és feldolgozási láncon menjen keresztül. Ez növeli a pontosságot és csökkenti az átfutási időt.
- Reklamációkezelés A Docman egy dedikált reklamációkezelési modullal rendelkezik, amely lehetővé teszi a panaszok gyors rögzítését, kategorizálását és a megoldási folyamat nyomon követését. Ez javítja az ügyfélszolgálat hatékonyságát és az ügyfélelégedettséget.
- Migráció Ez a folyamat kritikus fontosságú volt, hiszen biztosítani kellett, hogy egyetlen fontos dokumentum se vesszen el, és a vállalat működése folyamatos maradjon az átállás során.
- Üzleti Elemzés Az elemzés során számos módszert alkalmaztunk, beleértve a folyamattérképezést, felhasználói interjúkat és adatelemzést. Ezáltal nemcsak a jelenlegi problémákat azonosítottuk, hanem feltártuk a jövőbeli fejlődési lehetőségeket is. Az így nyert információk alapján tudtuk a Docman rendszert úgy testreszabni, hogy az valóban egy megbízható és felhasználóbarát megoldássá váljon.
Iparágak, szektorok
Üzleti területek
- Adattárház, Üzleti Intelligencia, Jelentésszolgálat (6)
- Pénzügy, Számvitel, Kontrolling (6)
- Kockázatkezelés, RWO, Értékpapír, Adóellenőrzés (10)
- CRM, Marketing (1)
- IGaming, Online Sportfogadás (2)
- IT Üzemeltetés (5)
- Raktározás (1)
- Hulladékgazdálkodás, Közterület Fenntartás, Környezetgazdálkodás (2)
- Törzsadatmenedzsment (2)
- Távközlés, Távfelügyelet, Erősáramú és Biztosítóberendezés terület (2)